1. Généralités

1.1 Sauf accord écrit spécifique et expressément convenu par The Inspection Company Limited (ci-après dénommée "TIC"), tous les services fournis par The Inspection Company Limited sont régis par les présentes conditions générales, qui prévalent sur toutes conditions générales d’achat

1.2 Les services effectués par TIC, pour le compte d’une entité ou d’une personne physique à l’origine de la demande (ci-après dénommée le "Client"), seront effectués en utilisant des techniques et des processus permettant une approche indépendante, impartiale et objective. Le résultat final du Service consistera en un certificat ou un document (ci-après dénommé le "Rapport") communiquant la collecte d’informations que TIC a été chargée de fournir et sera livré sous forme de fax, de document écrit ou de rapport en ligne.

1.3 Aucune autre partie que le Client n'est autorisée à donner des instructions à TIC, notamment sur la portée de l'inspection ou la livraison du Rapport, sauf autorisation du Client.

2. Fourniture de services

2.1 TIC, en tant que tiers indépendant, fournit des informations sous forme de constats ou de recommandations, dans le but spécifique de contribuer à la prévention des risques auxquels sont exposés les bénéficiaires de ses services, et de les aider à assurer la qualité de leurs produits. Les services de TIC (ci-après dénommés les "Services") consistent en un travail effectué par TIC, comprenant, mais sans s’y limiter :

  • audit des usines
  • inspections d'entrepôt
  • inspections de chargement de conteneur
  • inspections en cours de production
  • inspections de pré-production
  • inspections de pré-expédition
  • tests d'échantillons
  • mise en place et amélioration des chaînes de production
  • application des certifications, telles que CE, GOST, ROHS, GS, etc.
  • application de tests et d'analyses chimiques tels que les HAP et les PAH

3. Obligations et engagements de TIC

3.1 TIC garantit de garder toutes les informations fournies par le client confidentielles et ne les divulguera à aucun tiers.

3.2 TIC se réserve expressément le droit d'agir à sa propre discrétion en acceptant ou en refusant une demande de service, et ne peut être contrainte d'accepter ou être tenue responsable du refus d'une demande de services ou de produits :

  • Si la demande ne relève pas de son champ d’activité ou de sa spécialisation;
  • Si elle présente des problèmes d’accessibilité géographique, notamment lorsque les services doivent être rendus ou trouvés dans des zones restreintes ou très éloignées;
  • Si l’intervention nécessite l’obtention d’autorisations spéciales pour opérer, telles que des autorisations gouvernementales.

3.3 TIC s'engage à fournir les Services qu'elle a accepté de réaliser de manière professionnelle et opportune, conformément aux bonnes pratiques professionnelles et en conformité avec :

  • Les instructions d’inspection spéciales pour chaque service et produit commandé par le client
  • Les instructions particulières du Client lors de la commande du Service, et telles que confirmées par TIC – les termes de référence doivent être dûment signés par les Clients et TIC -, et en l'absence de telles instructions :
  • Toute norme professionnelle, coutume commerciale, usage ou pratique pertinent;
  • Les méthodes que TIC jugera appropriées sur des plans techniques, opérationnelles et/ou financières.

3.4 TIC s’engage à faire preuve de diligence et de compétence dans la sélection et l’affectation de son personnel.

4. Obligations et engagements du client

4.1 Fournir toutes les informations nécessaires sur le produit pour lequel le service a été commandé. Cela inclut notamment l’illustration complète du produit et de l’emballage, les spécifications techniques et fonctionnelles complètes du produit, les spécifications des matériaux, la quantité, etc.

  • Cela inclut également des informations détaillées sur le niveau AQL et la taille de l’échantillon demandés par le client.
  • Informations détaillées sur le fournisseur et l’usine et informations de contact.
  • Prendre toutes les mesures raisonnables pour garantir que TIC a accès au site et aux matériaux sur lesquels le Service sera basé;

4.2 Fournir à TIC, en temps utile (et en tout état de cause au plus tard 48 heures avant l’intervention souhaitée), toutes les informations, échantillons et documents nécessaires à la réalisation du Service demandé, à l’exception des documents généralement accessibles tels que les codes et normes, soit directement, soit via les fournisseurs ou agents du Client;

4.3 S’assurer que des instructions claires et un préavis adéquat soient donnés à TIC en temps utile pour faciliter la bonne exécution du Service demandé;

4.4 Informer TIC de la date de début ou de reprise des Services, ainsi que des dates essentielles affectant le(s) élément(s) pour lesquels les Services sont rendus;

4.5 D'une manière générale, apporter toute l'assistance raisonnable à TIC en fournissant les instructions, informations, documents, informations de sécurité et de sûreté nécessaires concernant les conditions de travail, l'équipement requis et l'accès (selon le cas).

4.6 Les documents reflétant les engagements entre les Clients et les tiers ou émanant de tiers - s’ils sont reçus par TIC - sont considérés comme étant uniquement à titre d’information et n’étendent ni ne restreignent la portée des services ou des obligations acceptées par TIC.

5. Facturation, honoraires et paiement

5.1 Paiement

  • Le paiement est attendu par T/T, Paypal ou tout autre moyen de transfert vers l’un des comptes bancaires de TIC, mentionnés sur la facture. TIC ne couvrira que ses propres frais bancaires locaux facturés par HSBC Hong Kong. Tous les frais bancaires étrangers ou intermédiaires doivent être couverts par les clients.

5.2 Facturation :

  • Toutes les inspections, audits et tests sont facturés avant leur réalisation et doivent également être entièrement payés à l’avance.

5.3 Politique d'annulation et de réinspection :

  • Date limite d'annulation : Nous acceptons l'annulation des missions confirmées pendant les heures et les jours ouvrables (du lundi au vendredi) jusqu'à 12 heures (heure de Chine) la veille de la date du service. Après cette limite, les services réservés seront facturés intégralement au client. Pour l'inspection du lundi, la date limite est le vendredi à 12h00.
  • Si l’inspection ne peut pas être effectuée pour les raisons telles que (liste non exhaustive) : Coupure d’électricité dans l’usine, absence d’ouvriers, marchandises non prêtes, pas d’accès à l’usine, etc., ou toute autre raison hors de la responsabilité de l’inspecteur de TIC lui-même. TIC facturera le coût total au client.
  • Comme notre partenaire commercial est notre client, nous devons également facturer ces coûts au client. TIC conseille alors à ses clients de refacturer ce coût à leur usine, lorsque l’usine est responsable de l’annulation.
  • Réinspection : Généralement, les coûts de réinspection doivent être couverts par l’usine. TIC émettra une facture à l’usine avant l’inspection, et devra recevoir le paiement avant que la réinspection n’ait lieu.
  • Pour les commandes de tests et de certificats de laboratoire, l'annulation n'est pas possible une fois que le test a été lancé par le laboratoire.

5.4 Dans le cas où TIC est empêchée d'exécuter ou d'achever intégralement les Services demandés, pour toute raison indépendante de sa volonté, telle que, mais sans s'y limiter, des informations erronées données par le Client ou l'Usine (par exemple, des marchandises non prêtes pour l'inspection malgré les informations données par l'Usine, une adresse erronée,...), le Client accepte de :

  • 5.4.1 Rembourser toutes dépenses engagées ou frais externes en relation avec ce Service;
  • 5.4.2 Payer la proportion des honoraires dus pour les Services effectivement rendus et libérer TIC de toute responsabilité pour l'exécution partielle ou non des Services.

5.5 Dans le cas où l'Inspection doit être annulée le jour de l'Inspection prévue, en raison d'informations erronées données par le Client ou l'Usine (par exemple, des marchandises non prêtes pour l'Inspection malgré les informations données par l'Usine,...), la journée de travail sera considérée comme passée et TIC facturera des honoraires complets au Client en tant que frais d''Inspection manquée'. TIC conseille à ses clients de refacturer ce coût à leur usine lorsque l'usine s'avère être en erreur.

5.6 Échantillon(s) d'inspection fournis par le client : Si un échantillon d'inspection est fourni par le client et expédié à un bureau de TIC, puis doit être réexpédié par TIC à l'usine du client, et que les frais d'expédition dépassent 10 USD, les frais d'expédition seront automatiquement ajoutés au montant final de la facture.

5.7 Pour les commandes de tests de laboratoire :

  • 5.7.1 Si le devis donné varie une fois que les échantillons de produits sont reçus et vérifiés par TIC, il est convenu que : - si la hausse de prix du test est inférieure à 25 % ou 100 $ US, TIC informera le Client et lancera le test immédiatement afin d’accélérer le processus - si la hausse de prix du test est supérieure à 25 % et 100 $ US, TIC demandera la confirmation du Client avant de lancer le test.
  • 5.7.2 Le coût minimum pour toute commande de test de laboratoire est de 100 $ US pour la livraison standard et de 150 $ US pour la livraison express.
  • 5.7.3 Pour tout retard de paiement, TIC se réserve le droit de facturer 25 USD pour chaque rappel de paiement, à partir de 10 jours après la date d’échéance du paiement.

De plus, TIC se réserve le droit de facturer un intérêt annuel de 13 % pour tout montant impayé en retard.

6. Responsabilité et indemnisation

6.1 Limitation de responsabilité

  • 6.1.1 TIC n'est ni un assureur ni un garant et décline cette qualité. Les clients recherchant une garantie contre les pertes ou les dommages doivent obtenir une assurance appropriée.
  • 6.1.2 Sous réserve des instructions du Client telles qu’acceptées par TIC (comme spécifié dans les termes de référence), TIC émettra le Rapport relatif aux faits tels qu’enregistrés par elle dans les limites des instructions reçues et sur la base des documents et des informations fournis par les Clients (se référer à l’article #4 ci-dessus). TIC n’est pas tenue de rendre compte de faits ou de circonstances qui se situent en dehors du champ d’application spécifique de sa mission.
  • 6.1.3 Les conseils de TIC sont donnés uniquement en relation avec les documents et les informations fournis par les Clients, et TIC ne peut être tenue responsable si elle a reçu des informations incomplètes ou erronées.
  • 6.1.4 En cas de fausses informations données à TIC par un tiers, TIC décline toute responsabilité.
  • 6.1.5 TIC s'engage à déployer tous ses efforts et à faire preuve d'un soin et d'une compétence raisonnables dans l'exécution de ses Services, et n'accepte la responsabilité qu'en cas de négligence prouvée par les Clients.

6.2 Indemnisation

  • 6.2.1 Dans le cas où TIC est tenue responsable en ce qui concerne toute réclamation pour perte, dommage ou dépense de quelque nature que ce soit et quelle qu'en soit la cause, sa responsabilité envers les Clients ne dépassera en aucun cas cinq (5) fois la somme totale des honoraires payés pour le service unique spécifique pour lequel une réclamation est faite si aucun échantillon de référence approuvé n'a été fourni par les Clients, et dix (10) fois si un échantillon de référence approuvé a été fourni et était disponible pour l'inspecteur à l'usine le jour de l'inspection, ou dans un bureau TIC approuvé trois jours avant la date d'inspection prévue.
  • 6.2.2 De plus, dans le cas du Service d’inspections pré-expédition :
    • Lorsque moins de 100 % de la production est terminée, notre responsabilité ne s'étendra qu'aux éléments terminés au moment de l'inspection;
    • Le Rapport ne contient pas de preuve d'expédition.
  • 6.2.3 Les Clients garantiront et indemniseront TIC et ses employés, agents ou sous-traitants contre toutes les réclamations faites par des tiers pour perte, dommage ou dépense de quelque nature que ce soit, découlant de l'exécution ou de la non-exécution de tout service, dans la mesure où la somme totale de ces réclamations dépasse la limitation de responsabilité mentionnée à l'article 6.2.1.

6.3 En cas de réclamation, un avis doit être donné à TIC dans les sept jours suivant la découverte des faits, ou au plus tard trois mois après l'achèvement du Service TIC.

7. Résiliation des services

7.1 TIC aura le droit de résilier et/ou de suspendre automatiquement la fourniture de services dans le cas où :

  • Le Client manque gravement à ses obligations en vertu des présentes conditions générales et/ou des termes de référence et ne remédie pas à cette violation dans les dix (10) jours à compter de la notification écrite adressée par la Partie non défaillante (TIC). Les violations substantielles comprennent, sans s’y limiter, toute violation volontaire et délibérée par les Clients de leurs obligations en vertu de la clause 4 ci-dessus;
  • Le Client est insolvable ou incapable de payer ses dettes, en suspension de paiements, ou convoque une assemblée de ou transige avec ses créanciers ou fait l’objet d’un jugement de mise en liquidation ou (autre que pour les besoins d’une fusion ou d’une restructuration de bonne foi) fait l’objet d’une ordonnance ou d’une résolution adoptée pour sa liquidation ou pour la nomination d’un administrateur pour gérer ses affaires, ses activités et ses biens ou fait nommer un séquestre ou un administrateur séquestre sur l’un de ses actifs ou entreprises ou si TIC prend ou subit une action similaire ou analogue en conséquence d’une dette.

8. Certification

8.1 TIC délivrera un certificat d’inspection après avoir effectué avec succès une inspection ; ce CI peut être utilisé pour le crédit documentaire ou pour répondre à d’autres réglementations de paiement imposées par le client.

9. Divers

9.1 Le Rapport reflétera les constats au moment et au lieu du Service. Ce Rapport ne décharge pas les vendeurs et les fournisseurs de leurs obligations légales et/ou commerciales envers le principe.

10. Droit applicable, juridiction et règlement des litiges

10.1 Sauf disposition contraire, les présentes conditions générales seront régies et interprétées conformément au droit de Hong Kong.

10.2 Tous les litiges ou différends de quelque nature que ce soit entre les parties en relation avec les services ou en découlant seront soumis à la juridiction non exclusive des tribunaux de Hong Kong ou de tout lieu du bureau de succursale.

11. Langue

Ces termes et conditions ont été rédigés en anglais. En cas de divergence, la version anglaise prévaudra à toutes fins.

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