Beschaffung in Vietnam: Ein Praxisleitfaden für Importeure

Die Beschaffung in Vietnam funktioniert gut für Bekleidung, Schuhe, Möbel und Elektronikmontage, solange Sie die Fabrik vor der Anzahlung überprüfen und die Ware inspizieren, bevor Sie die Restzahlung freigeben. Die meisten Qualitätsprobleme mit vietnamesischen Lieferanten haben vorhersehbare Ursachen: aus China importierte Materialien, verdeckte Unterauftragsvergabe, Feuchtigkeitsschäden und überhastete Produktion rund um Tet. Dieser Leitfaden zeigt, wo welche Produkte hergestellt werden, wie Sie einen Lieferanten prüfen, was in Ihre Spezifikationen gehört und welche Inspektionen Sie in welcher Phase buchen sollten.

Wo Vietnams Fabriken liegen und was sie herstellen

Vietnams Fertigungsbasis teilt sich in drei Regionen, und das Produkt, das Sie einkaufen, bestimmt weitgehend, wo Ihr Lieferant sitzt. Der Norden rund um Hanoi und den Hafen Hai Phong ist das Zentrum für Elektronik und Komponenten. Samsungs Handywerke in Bac Ninh und Thai Nguyen haben ein großes Netz an Zulieferern angezogen, die Leiterplatten, Kunststoffgehäuse und Metallteile fertigen. Im Süden rund um Ho-Chi-Minh-Stadt, Binh Duong und Dong Nai befinden sich die meisten Möbel-, Schuh- und Bekleidungsfabriken. Zentralvietnam ist kleiner, mit Bekleidungswerken rund um Da Nang und Herstellern von Gartenmöbeln aus Holz rund um Quy Nhon.

Vietnam hat 2025 viele seiner Provinzen zusammengelegt, daher kann die Adresse in den Unterlagen eines Lieferanten eine andere Provinz ausweisen als die, die er am Telefon nennt. Binh Duong gehört zum Beispiel inzwischen zu Ho-Chi-Minh-Stadt. Wenn Sie einen Fabrikbesuch buchen, geben Sie der Inspektionsfirma die vollständige Straßenadresse und den Namen des Industrieparks an, nicht nur die Provinz.

Typische Qualitätsprobleme bei der Beschaffung in Vietnam

Die Mängel in vietnamesischen Fabriken sind weitgehend dieselben wie überall sonst in Asien: falsche Maße, schlechte Verarbeitung, beschädigte Verpackung. Einige Ursachen treten in Vietnam jedoch häufiger auf, und für jede gibt es eine gezielte Prüfung, die sie aufdeckt.

Feuchtigkeit, Schimmel und Feuchteschäden

Feuchteschäden gehören bei Waren aus Holz, Rattan, Leder und Baumwolle zu den häufigsten vietnamtypischen Problemen. Der Norden hat einen feuchten Frühling, etwa von Februar bis April, in dem Wände und Böden tagelang nass bleiben. Im Süden dauert die Regenzeit ungefähr von Mai bis Oktober. Holz, das mit einer Holzfeuchte über etwa 12 % verpackt wird, schwindet und reißt, sobald es in einer beheizten Wohnung in Europa oder Nordamerika austrocknet, und feuchte Ware, die in Polybeutel eingeschweißt ist, kann während einer mehrwöchigen Seefracht schimmeln. Ein Inspektor sollte an mehreren Teilen aus verschiedenen Kartons Messungen mit dem Feuchtemessgerät vornehmen, auf weiße oder grüne Flecken auf Leder und in Nähten achten, geöffnete Kartons auf muffigen Geruch prüfen und kontrollieren, ob Silicagel-Beutel wie vorgegeben beigelegt sind.

Aus China importierte Materialien

Vietnam importiert nach wie vor einen großen Teil seiner Stoffe, Zutaten, Reißverschlüsse, elektronischen Bauteile und Beschläge aus China. Ihre Lieferzeit hängt daher von zwei Ländern ab, und wenn eine Materiallieferung sich verspätet, ersetzen manche Fabriken das Material ohne Rücksprache durch eine billigere oder lokal verfügbare Alternative. Typische Beispiele sind ein Polyestermischgewebe statt eines Futters aus 100 % Baumwolle, eine dünnere Zinklegierung in Scharnieren oder ein Kondensator ohne Marke anstelle des in Ihrer Stückliste angegebenen. Eine Prüfung des Wareneingangs vor Produktionsbeginn, bei der Webereietiketten, Bauteilkennzeichnungen und Materialrechnungen mit Ihrer Freigabeliste abgeglichen werden, deckt die meisten Austausche auf, bevor das Material vernäht oder verlötet ist.

Verdeckte Unterauftragsvergabe

Ausgelastete Fabriken geben Teile eines Auftrags an kleinere Werkstätten weiter, meist das Nähen, Schleifen und Lackieren oder das Verpacken. Die Werkstatt wurde nie auditiert, und die Qualität sinkt. Anzeichen, die ein Inspektor während der Produktion erkennen kann: Ihr Artikel läuft auf keiner Linie in der Fabrik, Fertigware kommt bereits verpackt von außen, oder die Menge an Halbfertigware liegt weit unter dem, was der Produktionsplan erwarten lässt.

Personalwechsel nach Tet

Viele Arbeiter fahren zu Tet, dem Mondneujahr, nach Hause, und ein Teil von ihnen kommt nicht zurück oder wechselt in eine andere Fabrik. In den Wochen danach laufen die Linien mit neuen Näherinnen und Bedienern. Nahtschiebung, ungleichmäßige Stiche und Verarbeitungsspuren nehmen in dieser Zeit meist zu, daher sollten im Februar und März produzierte Aufträge auch bei Lieferanten mit einwandfreier Historie eine Inspektion während der Produktion erhalten.

Verpackungs- und Kennzeichnungsfehler

Verpackungsfehler lassen sich in der Fabrik günstig vermeiden und am Zielort nur teuer beheben. Die üblichen Fehler sind falsche oder unlesbare Barcodes, fehlende Versandmarkierungen, einwellige Kartons, wo doppelwellige vorgegeben waren, fehlende Warnhinweise und bei Amazon-Händlern FNSKU-Etiketten auf der falschen Fläche oder über einem anderen Barcode.

So prüfen Sie einen vietnamesischen Lieferanten vor der Anzahlung

Die Prüfung eines vietnamesischen Lieferanten beginnt mit Unterlagen, die Sie vom Schreibtisch aus kontrollieren können, und endet mit jemandem, der in der Fertigungshalle steht. Gehen Sie diese Schritte durch, bevor Sie Geld überweisen:

1. Fordern Sie das Unternehmensregistrierungszertifikat (Enterprise Registration Certificate) an. Es enthält den rechtlichen Firmennamen, die Adresse, den gesetzlichen Vertreter und eine 10-stellige Unternehmensnummer, die zugleich als Steuernummer dient. Die Nummer können Sie im nationalen Unternehmensregisterportal nachschlagen.
2. Gleichen Sie die Namen ab. Der rechtliche Name auf dem Zertifikat, auf der Proformarechnung und beim Zahlungsempfänger der Bank muss identisch sein. Die Bitte, auf ein Privatkonto oder an eine Firma in einem anderen Land zu zahlen, erfordert eine schriftliche Begründung, die Sie überprüfen können.
3. Lesen Sie die eingetragenen Geschäftszweige. Ein Hersteller führt Produktionstätigkeiten für Ihre Produktkategorie auf. Ein Unternehmen, das nur für Handel oder Großhandel eingetragen ist, ist ein Handelsunternehmen, ganz gleich, was auf seiner Website steht.
4. Verlangen Sie bei Fabriken in ausländischem Besitz zusätzlich das Investitionsregistrierungszertifikat (Investment Registration Certificate). Viele vietnamesische Fabriken gehören chinesischen, taiwanischen, koreanischen oder anderen ausländischen Konzernen, und Materialentscheidungen trifft oft die Muttergesellschaft im Ausland.
5. Fragen Sie nach Exportreferenzen in Ihrer Produktkategorie. Ein geschwärztes Konnossement oder eine Kundenreferenz für ein ähnliches Produkt sagt mehr aus als ein Katalog.
6. Buchen Sie vor dem ersten Auftrag ein Vor-Ort-Audit.

Ein Vor-Ort-Audit bestätigt, was Dokumente nicht belegen können. Ein detailliertes Fabrikaudit zählt die Maschinen und vergleicht sie mit der angegebenen Kapazität, prüft die Zahl der Arbeiter an den Linien, sucht nach Aufzeichnungen zur Wareneingangsprüfung und Endkontrolle, kontrolliert die Kalibrierung der Messmittel und klärt, ob Muster im eigenen Haus gefertigt werden. Wenn Sie wissen müssen, ob eine Fabrik eine bestimmte Menge in einer bestimmten Lieferzeit schafft, erklärt unser Leitfaden zum Lieferanten-Fähigkeitsaudit, wie die Kapazität Linie für Linie geprüft wird.

Das Audit zeigt außerdem, ob das Produkt tatsächlich in Vietnam hergestellt wird. Das ist wichtig, wenn Sie sich bei Zöllen auf den vietnamesischen Ursprung verlassen. Die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) betrachtet Waren als Ursprungswaren des Landes, in dem die wesentliche Be- oder Verarbeitung stattgefunden hat. Ein Lieferant, der anderswo hergestellte Fertigware nur umpackt oder neu etikettiert, ist daher nicht nur ein Qualitäts-, sondern auch ein Zollrisiko.

Spezifikationen, mit denen eine vietnamesische Fabrik arbeiten kann

Spezifikationen für eine vietnamesische Fabrik sollten in Zahlen formuliert und durch ein physisches Muster hinterlegt sein. Fabriken mit wenig Exporterfahrung halten sich meist genau an das, was geschrieben und bemustert ist, und schließen Lücken selten aus eigener Initiative. Ein brauchbares Spezifikationsblatt umfasst:

• Maße mit Toleranzen, zum Beispiel eine Tischplatte von 1600 × 900 mm ±3 mm oder eine Brustweite von 56 cm ±1 cm bei einem Kleidungsstück.
• Farben nach Pantone- oder RAL-Code, mit einem physischen Farbstandard und der Lichtart für den Abgleich, meist Tageslicht D65.
• Materialien: Holzart, Stoffzusammensetzung und Flächengewicht (zum Beispiel 180 g/m² ±5 %), Beschichtungs- oder Galvanikdicke.
• Verpackung: Kartonqualität, Stück pro Karton, Etikettenpositionen, Barcodetyp und Layout der Versandmarkierung.
• Eine Fehlerliste, die jeden Fehler mit Fotos als kritisch, Hauptfehler oder Nebenfehler einstuft.

Hinterlegen Sie die schriftliche Spezifikation mit einem Referenzmuster (Golden Sample): einem freigegebenen, unterschriebenen und versiegelten Produktionsmuster. Halten Sie mindestens drei Stück bereit, eines in der Fabrik, eines bei Ihnen und eines für den Inspektor. Lassen Sie die wichtigsten Anforderungen außerdem ins Vietnamesische übersetzen. Linienleiter lesen oft kaum Englisch, und mündlich aus dem Fabrikbüro weitergegebene Anweisungen verlieren auf dem Weg zur Linie an Details.

Welche Inspektionen Sie bei der Beschaffung in Vietnam buchen sollten

Inspektionen für vietnamesische Aufträge folgen denselben Phasen wie überall in Asien. Welche Sie brauchen, hängt davon ab, wie gut Sie den Lieferanten kennen und welchen Wert der Auftrag hat.

• Inspektion vor Produktionsbeginn: bevor die Produktion startet. Prüft Materialien und Komponenten gegen Ihre Spezifikation. Lohnt sich immer, wenn Materialien aus China kommen oder der Lieferant neu ist.
• Inspektion während der Produktion: sobald fertige Einheiten von der Linie kommen, meist bei 20 % bis 50 % des Auftrags. Deckt systematische Fehler auf, solange noch Zeit zur Korrektur bleibt, und bestätigt, dass der Auftrag in der auditierten Fabrik gefertigt wird.
• Inspektion vor dem Versand: wenn 100 % der Ware produziert und mindestens 80 % verpackt sind. Stichprobe nach AQL, Maßkontrolle, Funktionstests, Verpackung und Etiketten.
• Containerverladekontrolle: während der Verladung. Prüft den Zustand des Containers, zählt die Kartons, bestätigt, dass die richtige Ware verladen wird, und dokumentiert die Plombennummer.

Über Bestehen oder Nichtbestehen bei der Inspektion vor dem Versand wird in der Regel mit Stichproben nach ISO 2859-1 entschieden, die dieselben Tabellen wie ANSI/ASQ Z1.4 verwendet. Bei Konsumgütern üblich sind null kritische Fehler, AQL 2,5 für Hauptfehler und AQL 4,0 für Nebenfehler bei allgemeinem Prüfniveau II. Für einen Auftrag über 5.000 Stück (Losgrößenbereich 3.201 bis 10.000, Kennbuchstabe L) sehen die Zahlen so aus:

Bei einem neuen vietnamesischen Lieferanten ist es sinnvoll, Hauptfehler für die ersten Aufträge auf AQL 1,5 zu verschärfen. Stichprobenumfang und Annahmezahlen für Ihre eigene Losgröße können Sie mit unserem AQL-Rechner ermitteln.

The Inspection Company führt seit 2007 Inspektionen in Vietnam durch, mit eigenen Inspektoren vor Ort in Ho-Chi-Minh-Stadt, Hanoi, Da Nang und Hai Phong, sodass eine Buchung die Fabrik meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden erreicht. Das Management ist europäisch, und die Inspektionen folgen deutschen QC-Standards. Wir nehmen keine Provisionen von Lieferanten, An- und Abmeldung des Inspektors in der Fabrik werden per Geotracking erfasst, und der mit Fotos belegte Bericht mit dem Ergebnis bestanden, nicht bestanden oder offen liegt Ihnen innerhalb von 24 Stunden nach der Inspektion vor. Details zur Abdeckung finden Sie auf unserer Seite zu Inspektionen in Vietnam.

Produktprüfungen für Vietnams wichtigste Exportwaren

Möbel

Möbelinspektionen in Vietnam konzentrieren sich auf Holzfeuchte, Oberfläche und Montage. Die üblichen Prüfungen sind:

• Messung der Holzfeuchte an mehreren Teilen, bei Innenmöbeln typischerweise gegen einen Zielwert von 8 % bis 12 %.
• Abgleich der Oberfläche mit dem freigegebenen Farbmuster hinsichtlich Farbton, Glanz, Läufern, Orangenhaut und Schleifspuren.
• Prüfung der Verbindungen auf Spalten, Risse und ausgetretenen Leim.
• Ein vollständiger Montagetest ausschließlich mit den im Karton beigelegten Beschlägen und der Anleitung.
• Eine Standsicherheitsprüfung bei Stühlen, Tischen und Schränken sowie ein Karton-Falltest nach dem Verfahren in Ihrer Spezifikation.

Gartenmöbel aus Akazie und Eukalyptus sollten zusätzlich auf offene Risse am Hirnholz geprüft werden und auf Ölbehandlungen, die vor dem Verpacken nicht ausgehärtet sind und klebrige Oberflächen sowie verschmutzte Kartons hinterlassen. Die vollständige Checkliste finden Sie auf unserer Seite zu Möbelinspektionen.

Bekleidung und Textilien

Die Prüfung von Bekleidung beginnt mit der Maßkontrolle gegen die Größentabelle an einer festgelegten Anzahl von Teilen pro Größe. Die Inspektoren achten außerdem auf Farbunterschiede zwischen Teilen desselben Kleidungsstücks, offene Nähte oder Fehlstiche, Kräuselungen, ungleichmäßige Säume, lose Fäden und Flecken. Zutaten werden auf Funktion geprüft: Reißverschlüsse werden mehrmals über die gesamte Länge betätigt, an Druckknöpfen und Knöpfen wird gezogen. Pflegeetiketten müssen zur Faserzusammensetzung und zu den Vorschriften des Zielmarkts passen, und Kinderbekleidung erfordert meist eine Nadeldetektion an jedem einzelnen Teil. Farbechtheit und Krumpfverhalten erfordern Labortests, die Sie vor der Serienproduktion über unsere Mustertests veranlassen können.

Schuhe

Mängel bei Schuhen aus den Fabriken in Südvietnam betreffen überwiegend Verklebung und Optik. Die Inspektoren biegen jedes Stichprobenpaar und ziehen an Spitze und Ferse, um die Sohlenhaftung zu prüfen, suchen nach Klebstoffrückständen auf dem Schaft, vergleichen linken und rechten Schuh in Farbe und Höhe, bestätigen, dass die Größenangabe der tatsächlichen Größe entspricht, und öffnen Schuhkartons, um sie auf Schimmel und, wo vorgeschrieben, auf Silicagel zu prüfen. Sichtbare Sohlenablösung wird normalerweise als Hauptfehler eingestuft.

Elektronik und Kleingeräte

Elektronikinspektionen in Nordvietnam erfordern Prüfgeräte, denn eine Sichtprüfung findet keinen Schutzleiterfehler. Der Inspektor sollte an jeder Stichprobeneinheit einen Funktionstest durchführen, bei netzbetriebenen Produkten eine Hochspannungsprüfung (Spannungsfestigkeit) und eine Schutzleiterprüfung vornehmen, Typenschilder und Stecker auf den Zielmarkt hin kontrollieren und Leiterplattenbaugruppen auf Korrosion oder Flussmittelrückstände untersuchen, die in den feuchten Monaten wahrscheinlicher sind. Produkte mit Lithiumbatterien benötigen vor dem Versand eine UN38.3-Prüfzusammenfassung.

Tet, Lieferzeiten und Versand ab vietnamesischen Häfen

Tet fällt in die Zeit zwischen Ende Januar und Mitte Februar. Der offizielle Feiertag dauert etwa eine Woche, doch viele Fabriken schließen für zwei bis drei Wochen und brauchen länger, um wieder die volle Leistung zu erreichen. Das chinesische Neujahr fällt in denselben Zeitraum, sodass auch Materialien aus China nicht mehr fließen. Planen Sie keine Inspektion vor dem Versand für die letzten Tage vor Tet, wenn die Fabriken unter Hochdruck fertigstellen und verpacken, und rechnen Sie in den ersten Wochen nach dem Fest mit einer Leistung unter dem Normalniveau.

Die Versandwege hängen von der Region ab. Im Süden wickelt Cat Lai in Ho-Chi-Minh-Stadt einen Großteil des Containerverkehrs ab und ist oft überlastet, während die Tiefwasserterminals von Cai Mep-Thi Vai größere Schiffe mit Direktverbindungen nach Europa und Nordamerika abfertigen. Der Norden verschifft über Hai Phong, einschließlich des Tiefwasserhafens Lach Huyen. Holzpaletten und Kisten müssen für die meisten Zielmärkte ISPM 15 erfüllen, also hitzebehandelt und gestempelt sein. Bei der Verladung sollte der Container auf Löcher, einen nassen Boden und starke Gerüche geprüft werden, und bei Holz- oder Baumwollprodukten sollten vor dem Schließen der Türen Trockenmittelbeutel oder -stangen angebracht werden.

Zahlungsbedingungen, die Ihnen den Hebel sichern

Mit vietnamesischen Lieferanten sind meist 30 % Anzahlung und 70 % Restzahlung vor dem Versand vereinbart, oft gegen eine Kopie des Konnossements. Die Restzahlung ist Ihr Druckmittel. Nehmen Sie die Inspektion in den Kaufvertrag auf: Ihr Recht, in jeder Phase zu inspizieren, die geltenden AQL-Stufen und die Regel, dass eine nicht bestandene Inspektion Nacharbeit und Nachinspektion auf Kosten des Lieferanten bedeutet. Geben Sie die Restzahlung erst nach einem bestandenen Bericht der Inspektion vor dem Versand frei. Bei FOB-Bedingungen steuern Sie außerdem die Buchung bei Ihrem Spediteur, sodass die Ware nicht abgeht, bevor Sie den Bericht gesehen haben.

Erfassen Sie bei Folgeaufträgen die Inspektionsergebnisse je Lieferant, einschließlich Fehlerquoten, nicht bestandener Inspektionen und verspäteter Lieferungen. Unser Leitfaden zum Lieferanten-Leistungsaudit zeigt, wie Sie aus diesen Daten Korrekturmaßnahmen ableiten, die die Fabrik umsetzen muss.

Wenn Sie einen Auftrag bei einem vietnamesischen Lieferanten planen, senden Sie uns Fabrikadresse, Produktdetails und Bestellmenge über unser Angebotsformular. Wir schlagen Ihnen vor, welches Audit oder welche Inspektionen zum Auftrag passen, und nennen Ihnen einen festen Preis pro Manntag.