Bei einer Drittinspektion in China beauftragen Sie einen unabhängigen Inspektor, den Sie und nicht die Fabrik bezahlen, Ihre Ware beim Lieferanten zu prüfen, bevor Sie die Restzahlung freigeben. Am häufigsten ist die Warenendkontrolle vor dem Versand (Pre-Shipment Inspection): Sie findet statt, wenn die Produktion abgeschlossen und mindestens 80 % der Bestellung verpackt sind. Der Inspektor zieht eine Zufallsstichprobe nach den Tabellen der ISO 2859-1 (ANSI/ASQ Z1.4), prüft Menge, Verarbeitung, Maße, Funktion, Etiketten und Verpackung und erstellt einen Bericht mit dem Ergebnis Bestanden, Nicht bestanden oder Offen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Inspektion so aufsetzen, dass Sie mit dem Ergebnis auch wirklich arbeiten können.
Was eine Drittinspektion in China prüft
Eine Drittinspektion prüft Ihre Bestellung anhand Ihrer eigenen Unterlagen und nicht danach, was die Fabrik für akzeptabel hält. Grundlage sind Ihre Bestellung, Ihr Spezifikationsblatt, das freigegebene Muster und Ihre Verpackungsvorgaben. Was Sie nicht schriftlich festgehalten haben, lässt sich später kaum beanstanden. Der größte Teil der eigentlichen Arbeit passiert deshalb, bevor der Inspektor am Fabriktor steht.
Bei einem Standardauftrag für Konsumgüter deckt der Inspektor folgende Bereiche ab:
- Menge: fertige, verpackte und unfertige Einheiten werden mit der Bestellung abgeglichen, die Kartonanzahl mit der Packliste.
- Verarbeitung: optische Mängel an jeder Einheit der Stichprobe, jeweils eingestuft als kritisch, Hauptfehler oder Nebenfehler.
- Spezifikation: Maße, Gewicht, Farbe, Materialien und Zubehör im Vergleich mit Ihrem Spezifikationsblatt und dem freigegebenen Muster.
- Funktion und Tests vor Ort: Einschalten, Montage, Funktion von Reißverschluss oder Scharnier, Barcode-Scan, Karton-Falltest, je nach Produkt.
- Verpackung und Kennzeichnung: Verkaufsverpackung, Versandmarkierungen, Etiketten, Warnhinweise und Zustand der Kartons.
Laborprüfungen sind eine eigene Dienstleistung. Chemische Inhaltsstoffe, Entflammbarkeit und elektrische Zertifizierung erfordern ein Labor. Ein Inspektor kann in der Fabrik Proben auswählen, versiegeln und an ein Labor schicken. Bei regulierten Produkten wie Spielzeug, Kosmetik oder netzbetriebenen Geräten ersetzt ein Fabrikbesuch aber keinen Prüfbericht.
Schritt 1: Die Prüfphase wählen
Die Prüfphase bestimmt, was Sie noch günstig korrigieren können. Ein falscher Stoff, der vor dem Zuschnitt entdeckt wird, kostet einen Materialwechsel. Derselbe falsche Stoff, entdeckt bei der Endkontrolle, bedeutet neu genähte Kleidungsstücke oder eine verspätete Lieferung. Einkäufer, die in China beschaffen, wählen in der Regel aus diesen Phasen:
Bei einer Nachbestellung eines einfachen Produkts von einem Lieferanten ohne Beanstandungen reicht meist eine PSI allein. Bei einer Erstbestellung in einer neuen Fabrik geben Ihnen ein Fabrikaudit vor der Anzahlung, danach eine Inspektion während der Produktion und eine Endkontrolle drei Gelegenheiten, gegenzusteuern. Wenn Sie mehrere Produkte in einem Container verschicken oder die Ware leicht auszutauschen ist, ergänzen Sie eine Verladekontrolle.
Schritt 2: Eine Spezifikation schreiben, die der Inspektor messen kann
Eine Spezifikation nützt nur, wenn ein Inspektor sie messen kann. „Gute Qualität, wie Muster“ lässt nichts durchfallen. „Sitzhöhe 450 mm ±5 mm, Pulverbeschichtung RAL 9005, keine sichtbaren Läufer bei 1 m Betrachtungsabstand“ schon. Schicken Sie dem Prüfunternehmen vor der Buchung:
- Bestellnummer mit Menge pro Artikel, Farbe und Größe
- Spezifikationsblatt mit Maßen und Toleranzen
- Fotos des freigegebenen Musters bzw. Referenzmusters, idealerweise zusätzlich ein in der Fabrik hinterlegtes versiegeltes Muster
- Druckvorlagen für Verkaufsverpackung, Etiketten und Barcodes
- Verpackungsvorgaben: Einheiten pro Innen- und Umkarton, Kartonmaße, Bruttogewicht, Versandmarkierungen
- Ihren Fehlerkatalog mit Einstufung jedes Fehlers als kritisch, Hauptfehler oder Nebenfehler
- Gewünschte Tests vor Ort, etwa Falltest, Funktionstest oder Klebebandtest auf Bedruckung
Der Fehlerkatalog ist wichtiger als jedes andere Dokument. Ein kritischer Fehler ist ein Sicherheits- oder Rechtsproblem: ein freiliegender stromführender Draht, eine scharfe Kante an einem Kinderprodukt, Schimmel, ein fehlender Pflichtwarnhinweis. Ein Hauptfehler macht die Einheit unverkäuflich oder führt wahrscheinlich zur Rücksendung: eine klemmende Schublade, ein aufplatzender Reißverschluss, ein Gerät, das nicht lädt. Ein Nebenfehler ist kosmetisch und würde die meisten Kunden nicht zur Rücksendung bewegen, etwa ein kleiner Kratzer an einer verdeckten Fläche oder ein loses Fadenende unter 1 cm. Halten Sie Grenzfälle schriftlich fest, zum Beispiel „jeder Kratzer über 5 mm Länge auf der Frontplatte ist ein Hauptfehler“. Ohne Katalog bewerten Inspektoren nach allgemeinen Branchennormen, die großzügiger sein können, als Ihre Kunden erwarten.
Schritt 3: AQL-Stufe und Stichprobengröße festlegen
Mit der AQL-Stichprobenprüfung (Acceptable Quality Limit, annehmbare Qualitätsgrenzlage) prüft der Inspektor eine Zufallsstichprobe statt jeder einzelnen Einheit und kommt trotzdem zu einer belastbaren Entscheidung über Annahme oder Rückweisung. Die Tabellen stammen aus der ISO 2859-1, die der in den USA verwendeten ANSI/ASQ Z1.4 entspricht. Sie wählen ein Prüfniveau, das die Stichprobengröße bestimmt, und für jede Fehlerklasse einen AQL-Wert, der festlegt, wie viele fehlerhafte Einheiten in der Stichprobe zulässig sind.
Die meisten Aufträge für Konsumgüter arbeiten mit dem allgemeinen Prüfniveau II und AQL 0 für kritische Fehler, 2,5 für Hauptfehler und 4,0 für Nebenfehler. Niveau I ergibt eine kleinere Stichprobe für risikoarme Waren, Niveau III eine größere für hochwertige Waren. Manche Einkäufer verschärfen den Wert für Hauptfehler bei Premiumprodukten auf 1,5.
Nehmen wir eine Bestellung über 3.000 Einheiten bei Niveau II. Der Inspektor entnimmt 125 Einheiten zufällig aus Kartons im gesamten Los. Haben 8 oder mehr dieser Einheiten Hauptfehler, fällt das Los bei den Hauptfehlern durch. Wird ein einziger kritischer Fehler gefunden, fällt das Los unabhängig von den übrigen Zahlen durch. Zeitaufwendige oder zerstörende Prüfungen wie Falltests oder detaillierte Messungen laufen meist mit einer kleineren Stichprobe nach einem besonderen Prüfniveau (S-2 oder S-3). Unser Leitfaden zum Lesen von AQL-Tabellen und Annahmegrenzen erklärt die Kennbuchstaben im Detail, und der AQL-Rechner liefert Ihnen die Werte für Ihre eigene Losgröße.
Schritt 4: Die Inspektion in Vertrag und Zahlungsbedingungen verankern
Eine Inspektionsklausel im Kaufvertrag sorgt dafür, dass der Inspektor ohne Diskussion durch das Fabriktor kommt. Die Klausel sollte festhalten, dass Sie einen unabhängigen Inspektor beauftragen, in welchen Phasen, welche AQL-Stufen gelten, dass die Restzahlung erst nach einem Bericht mit dem Ergebnis Bestanden erfolgt und dass der Lieferant die Nachinspektion nach einem negativen Ergebnis bezahlt. In China üblich ist eine Anzahlung von 30 %, die restlichen 70 % werden gegen einen bestandenen Bericht der Endkontrolle freigegeben.
Prüfen Sie, wer Ihre Ware tatsächlich herstellt. Der Firmenname laut Gewerbelizenz im Vertrag sollte mit der Fabrik übereinstimmen, die der Inspektor besucht. Die Registrierung eines chinesischen Unternehmens können Sie im National Enterprise Credit Information Publicity System nachschlagen, und der Vertrag sollte Unteraufträge ohne Ihre schriftliche Zustimmung untersagen. Immer wieder stellen Inspektoren an der angegebenen Adresse fest, dass die Ware woanders produziert und nur zum Verpacken angeliefert wurde. Wenn ein Lieferant sich überhaupt gegen eine Inspektion sträubt, lesen Sie unsere Hinweise dazu, was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Inspektion verweigert, bevor Sie weitere Zahlungen leisten.
Schritt 5: Die Inspektion buchen und den Termin bestätigen
Für die Buchung einer Drittinspektion in China brauchen Sie eine Produktbeschreibung, die Fabrikadresse und einen Ansprechpartner, das voraussichtliche Datum der Prüfbereitschaft und die Unterlagen aus Schritt 2. Prüfunternehmen rechnen nach Manntagen ab, und deren Anzahl hängt von der Zahl der Modelle, der Stichprobengröße und den geforderten Tests ab. Eine Bestellung über einen einzelnen Artikel mit einigen tausend Einheiten passt meist in einen Manntag. Zehn SKUs in verschiedenen Farben, die jeweils vermessen werden müssen, können zwei erfordern.
Buchen Sie mindestens 3 bis 5 Werktage im Voraus, in den Wochen vor dem chinesischen Neujahrsfest deutlich früher, weil Fabriken dann unter Hochdruck verschiffen und die Kalender der Inspektoren voll sind. Lassen Sie sich von der Fabrik schriftlich bestätigen, dass die Produktion zum vereinbarten Termin zu 100 % abgeschlossen und zu mindestens 80 % verpackt ist. Fordern Sie einen Tag vor dem Besuch Fotos der gepackten Kartons an. Ist die Ware beim Eintreffen des Inspektors nicht fertig, wird der Manntag in der Regel trotzdem berechnet, und eine Fabrik, die den Termin immer wieder verschiebt, signalisiert meist, dass die Produktion im Rückstand ist.
The Inspection Company hat eigene Inspektoren vor Ort in den wichtigsten Produktionszentren, darunter Shenzhen, Guangzhou, Dongguan, Ningbo, Yiwu, Shanghai, Qingdao und Xiamen, und ist in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach der Buchung beim Lieferanten. Buchungen, Checklisten und Berichte liegen auf einer gemeinsamen Online-Plattform, sodass Sie Details nicht in E-Mail-Verläufen suchen müssen.
Schritt 6: Was der Inspektor am Prüftag macht
Ein Prüftag in einer chinesischen Fabrik folgt einem festen Ablauf. Wer ihn kennt, erkennt einen Bericht, in dem Schritte ausgelassen wurden.
Ankunft und Mengenprüfung
Der Inspektor meldet sich vor Ort mit GPS-markierten Fotos an und zählt dann die fertige und verpackte Ware gegen Ihre Bestellung und Packliste. Die Kartons für die Stichprobe wählt der Inspektor selbst aus verschiedenen Paletten und Reihen aus, häufig mit der Quadratwurzel der Gesamtkartonzahl als Richtwert. Das Fabrikpersonal hat darauf keinen Einfluss. Fehlmengen werden an dieser Stelle erfasst, bevor eine Einheit geöffnet wird.
Sicht- und Verarbeitungsprüfung
Jede Einheit der Stichprobe wird optisch mit Ihrem Fehlerkatalog und dem freigegebenen Muster verglichen. Fehler werden nach Klasse gezählt und fotografiert. Ein zerkratzter Deckel, ein schief gedrucktes Logo, Klebstoffspuren am Schuhschaft oder eine ungleichmäßige Naht an einem Kleidungsstück bekommen jeweils ein Foto und eine Einstufung.
Messungen und Tests vor Ort
An einer festgelegten Anzahl von Einheiten werden Maße genommen und gegen Ihre Toleranzen protokolliert. Übliche Tests vor Ort sind ein Karton-Falltest (oft nach ISTA 1A), Barcode-Scans, Klebebandtests auf bedruckten Logos, Farbabgleich mit dem freigegebenen Muster im Lichtkasten, Montagetests bei Möbeln, Feuchtemessungen bei Holzprodukten sowie Einschalt- oder Funktionstests bei Elektrogeräten. Produkte mit Kabel und Stecker können einer Hochspannungsprüfung (Hi-Pot-Test) unterzogen werden, sofern die Fabrik die Ausrüstung hat.
Verpackung, Etiketten und Versandmarkierungen
Der Inspektor prüft Verkaufsverpackung, Beilagen, Pflege- und Warnetiketten, Ursprungslandkennzeichnung, Kartonbeschriftung, Bruttogewicht und Kartonmaße. Bei Amazon-FBA-Bestellungen werden die Etiketten gescannt und mit dem Versandplan abgeglichen. Geprüfte Kartons werden anschließend mit unterschriebenem oder nummeriertem Klebeband versiegelt, damit sie nachträglich nicht ausgetauscht werden können.
Schritt 7: Den Bericht lesen und entscheiden
Ein Prüfbericht sollte Ihnen genug Informationen liefern, um ohne Rückfrage am Telefon zu entscheiden. Unsere Berichte kommen innerhalb von 24 Stunden nach dem Besuch und enthalten das Ergebnis (Bestanden, Nicht bestanden oder Offen), die Fehlerzahlen je Klasse im Vergleich zu den AQL-Grenzen, ein Foto jedes Fehlers, Messtabellen, Testergebnisse und die vorgefundene Menge. Offen wird verwendet, wenn der Inspektor etwas gefunden hat, das Ihre Checkliste nicht abdeckt, etwa eine neue Fehlerart oder eine geänderte Verpackung, und Ihre Entscheidung braucht.
Ein negativer Bericht verschafft Ihnen Verhandlungsspielraum, solange Ware und Geld noch in China sind. Realistisch haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Zurückhalten und nacharbeiten: Die Fabrik repariert oder ersetzt fehlerhafte Einheiten, danach buchen Sie eine Nachinspektion. Sinnvoll, wenn sich die Fehler beheben lassen, etwa lose Fäden, fehlende Etiketten oder falsche Kartonbeschriftung.
- 100-%-Sortierung: Jede Einheit wird geprüft und fehlerhafte werden aussortiert. Nützlich, wenn der Fehler gut erkennbar, aber über das ganze Los verteilt ist.
- Annahme mit Preisnachlass: Bei kleineren kosmetischen Fehlern, mit denen sich die Ware noch verkaufen lässt, vereinbaren Sie eine Preisminderung auf Basis der Fehlerquote im Bericht.
- Los zurückweisen: Bei kritischen Fehlern oder Materialaustausch, wenn Nacharbeit die Ware nicht auf Spezifikation bringen kann.
Verlassen Sie sich nicht auf die Zusage der Fabrik, ein Problem sei behoben. Lassen Sie vor der Restzahlung nachprüfen und bewahren Sie negative Berichte auf. Sie zeigen Ihnen, bei welchen Lieferanten Sie bei der nächsten Bestellung strengere AQL-Stufen oder häufigere Kontrollen brauchen.
Fehler, die Inspektoren in chinesischen Fabriken häufig finden
Die bei Inspektionen in China gefundenen Fehler wiederholen sich der Art nach, ganz gleich um welches Produkt es geht. Wer sie kennt, schreibt bessere Checklisten:
- Materialaustausch: dünneres Stahlrohr, leichteres Stoffgewicht in g/m², ein anderes Kunststoffgranulat oder eine billigere Beschichtung als beim freigegebenen Muster.
- Maßabweichungen: Kleidungsstücke außerhalb der Toleranz bei Brustweite oder Körperlänge, Möbelplatten um einige Millimeter daneben, sodass die Beschläge nicht passen.
- Farbabweichungen: Farbtonunterschiede zwischen Färbepartien oder Produktionschargen, oft erst sichtbar, wenn Einheiten aus verschiedenen Kartons nebeneinanderstehen.
- Funktionsfehler: Geräte, die sich nicht einschalten lassen, wackelnde Stühle, Deckel, die nicht schließen, nicht vollständig angezogene Schrauben.
- Etikettierungs- und Kennzeichnungsfehler: fehlende Pflegeetiketten, falscher Barcode, falsches Ursprungsland, fehlende CE-Kennzeichnung oder fehlende Warnhinweise.
- Verpackungsmängel: überfüllte, ausgebeulte Kartons, fehlende Beilagen oder Anleitungen, schwache Kartons, die den Falltest nicht bestehen, falsche Versandmarkierungen.
- Fehlmengen: weniger Einheiten verpackt als fakturiert oder Kartons mit weniger Stück als auf der Beschriftung angegeben.
Bei technischen Produkten sieht die Liste anders aus. Dort stehen Schweißnahtqualität, Schichtdicke und Materialzertifikate im Vordergrund, wie in unserem Leitfaden zur Inspektion von Stahlkonstruktionen vor dem Versand beschrieben.
Die Unabhängigkeit der Inspektion sichern
Eine Inspektion ist ihr Geld nur wert, wenn der Inspektor für Sie arbeitet. Die QS-Mitarbeiter der Fabrik und vom Lieferanten organisierte Inspektoren haben einen Grund, die Ware durchzuwinken. Warnzeichen sind Berichte, die immer bestanden sind, Berichte ohne Fehlerfotos und Inspektoren, die vom Fabrikpersonal bei jedem Besuch mit Namen begrüßt werden.
The Inspection Company arbeitet seit 2007 unter europäischer Leitung und wendet in Asien deutsche Qualitätsstandards an. Unsere Inspektoren nehmen keine Provisionen, Geschenke oder Gebühren von Fabriken an, wechseln regelmäßig zwischen Lieferanten und dokumentieren jeden Auftrag mit GPS-markierten Fotos mit Zeitstempel. Jeder Bericht wird von unserem QA-Team anhand der AQL-Grenzen und Ihrer Kriterien geprüft, bevor er Sie erreicht. Um zu sehen, wie das bei Ihrem Produkt aussieht, buchen Sie bei Ihrer nächsten Bestellung eine Warenendkontrolle in China und vergleichen Sie den Bericht mit dem, was Ihr Lieferant Ihnen sagt.
Steht bei Ihnen eine Bestellung in China an, schicken Sie uns Ihre Bestellung, Spezifikationen und die Fabrikadresse. Wir empfehlen Ihnen die passende Prüfphase, einen AQL-Plan und erstellen ein Angebot auf Manntagbasis. Hier kostenloses Inspektionsangebot anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet eine Drittinspektion in China?
Drittinspektionen in China werden pro Manntag abgerechnet. Der Gesamtpreis hängt von Produkt, Anzahl der Modelle, Stichprobengröße und Standort der Fabrik ab. Fragen Sie deshalb nach einem Angebot, das Reise- und Berichtskosten einschließt.
Wie lange dauert eine Warenendkontrolle vor dem Versand?
Eine typische Warenendkontrolle dauert einen Arbeitstag in der Fabrik, und The Inspection Company schickt den Bericht innerhalb von 24 Stunden nach dem Besuch.
Darf die Fabrik auswählen, welche Einheiten geprüft werden?
Nein. Der Inspektor wählt Kartons und Einheiten zufällig aus dem gesamten Los aus. Besteht eine Fabrik darauf, eigene Muster zu übergeben, sollten Sie das als Warnsignal werten.
Brauche ich eine Inspektion, wenn mein Lieferant ein eigenes QS-Team hat?
Ja, denn die werksinterne Qualitätskontrolle berichtet an Produktionsleiter, die liefern müssen. Ein unabhängiger Inspektor berichtet nur an Sie und prüft nach Ihrer eigenen Spezifikation.
Was passiert, wenn die Fabrik dem Inspektor den Zutritt verweigert?
Der Inspektor dokumentiert die Verweigerung in einem Bericht. Sie sollten die Restzahlung zurückhalten und die Inspektionsklausel Ihres Vertrags durchsetzen, bis der Zutritt gewährt wird.
Lohnt sich eine Inspektion auch bei einer kleinen Bestellung?
Ja. Eine kleine Bestellung hat pro Einheit dasselbe Fehlerrisiko wie eine große, und die AQL-Tabellen passen die Stichprobengröße auch an Lose von wenigen hundert Einheiten an.
