Inspección de terceros en China: guía paso a paso para compradores

La inspección de terceros en China consiste en contratar a un inspector independiente, pagado por usted y no por la fábrica, para revisar su mercancía en las instalaciones del proveedor antes de liberar el pago del saldo. El servicio más habitual es la inspección previa al embarque, que se realiza cuando la producción está terminada y al menos el 80% del pedido está embalado: el inspector extrae una muestra aleatoria con las tablas ISO 2859-1 (ANSI/ASQ Z1.4), comprueba cantidad, acabado, medidas, funcionamiento, etiquetas y embalaje, y emite un informe con resultado Aprobado, Rechazado o Pendiente. Los pasos siguientes explican cómo organizarla para que el resultado le permita tomar decisiones.

Qué revisa una inspección de terceros en China

Una inspección de terceros compara su pedido con sus propios documentos, no con lo que la fábrica considera aceptable. El inspector trabaja a partir de su orden de compra, la ficha de especificaciones, la muestra aprobada y las instrucciones de embalaje. Lo que no haya dejado por escrito es difícil de rechazar después, así que la mayor parte del trabajo útil se hace antes de que el inspector llegue a la puerta de la fábrica.

En una inspección estándar de bienes de consumo, el inspector cubre estos puntos:

• Cantidad: unidades terminadas, embaladas y sin terminar contadas frente a la orden de compra, y número de cajas cotejado con la lista de embalaje.
• Acabado: defectos visuales en cada unidad de la muestra, clasificados como críticos, mayores o menores.
• Especificación: dimensiones, peso, color, materiales y accesorios comparados con su ficha técnica y la muestra aprobada.
• Funcionamiento y pruebas in situ: encendido, montaje, funcionamiento de cremalleras o bisagras, lectura de códigos de barras, prueba de caída de cajas, según el producto.
• Embalaje y marcado: envase de venta, marcas de envío, etiquetas, textos de advertencia y estado de las cajas.

Los ensayos de laboratorio son un servicio aparte. El contenido químico, la inflamabilidad y la certificación eléctrica requieren un laboratorio. Un inspector puede seleccionar y precintar muestras en la fábrica y enviarlas a un laboratorio, pero una visita a fábrica no sustituye un informe de ensayo para productos regulados como juguetes, cosméticos o aparatos conectados a la red eléctrica.

Paso 1: Elegir la etapa de inspección

La etapa de inspección determina qué puede corregir todavía a bajo coste. Un tejido equivocado detectado antes del corte supone cambiar de material. El mismo tejido detectado en la inspección previa al embarque obliga a rehacer prendas terminadas o a enviar con retraso. Quienes compran en China suelen elegir entre estas etapas:

Para un pedido repetido de un producto sencillo con un proveedor sin incidencias, una PSI suele bastar. Para un primer pedido con una fábrica nueva, una auditoría de fábrica antes de pagar el anticipo, seguida de una inspección durante la producción y un control final, le da tres ocasiones de corregir el rumbo. Si envía varios productos en un mismo contenedor, o la mercancía es fácil de sustituir, añada un control de carga de contenedores.

Paso 2: Redactar una especificación que el inspector pueda medir

Una especificación solo sirve si el inspector puede medirla. «Buena calidad, igual que la muestra» no permite rechazar nada. «Altura de asiento 450 mm ±5 mm, pintura en polvo RAL 9005, sin chorreones visibles a 1 m de distancia» sí. Antes de reservar, envíe a la empresa de inspección:

• Número de orden de compra, con cantidad por artículo, color y talla
• Ficha de especificaciones con dimensiones y tolerancias
• Fotos de la muestra aprobada o muestra patrón y, a ser posible, una muestra precintada guardada en la fábrica
• Diseños del envase de venta, etiquetas y códigos de barras
• Instrucciones de embalaje: unidades por caja interior y caja máster, dimensiones de caja, peso bruto, marcas de envío
• Su lista de defectos, con cada defecto clasificado como crítico, mayor o menor
• Las pruebas in situ que desee, como prueba de caída, prueba de funcionamiento o prueba de cinta sobre la impresión

La lista de defectos es el documento que más pesa. Un defecto crítico es un problema de seguridad o legal: un cable con tensión al descubierto, un borde cortante en un producto infantil, moho, una advertencia obligatoria que falta. Un defecto mayor hace que la unidad no se pueda vender o que probablemente se devuelva: un cajón que se atasca, una cremallera que se abre, un aparato que no carga. Un defecto menor es estético y no llevaría a la mayoría de los clientes a devolver el producto, como un pequeño arañazo en una superficie oculta o un hilo suelto de menos de 1 cm. Deje por escrito los casos dudosos, por ejemplo «cualquier arañazo de más de 5 mm en el panel frontal es mayor». Sin lista, los inspectores clasifican según las normas generales del sector, que pueden ser más permisivas de lo que esperan sus clientes.

Paso 3: Fijar el nivel AQL y el tamaño de muestra

El muestreo AQL (Acceptable Quality Limit, límite de calidad aceptable) permite al inspector revisar una muestra aleatoria en lugar de todas las unidades y aun así llegar a una decisión de aceptación o rechazo justificable. Las tablas proceden de la norma ISO 2859-1, equivalente a la ANSI/ASQ Z1.4 que se usa en EE. UU. Usted elige un nivel de inspección, que fija el tamaño de muestra, y un valor AQL para cada tipo de defecto, que fija cuántas unidades defectuosas se admiten en esa muestra.

La mayoría de los pedidos de bienes de consumo usan el Nivel General de Inspección II con AQL 0 para defectos críticos, 2,5 para mayores y 4,0 para menores. El Nivel I da una muestra más pequeña para productos de bajo riesgo y el Nivel III una mayor para productos de alto valor. Algunos compradores endurecen los defectos mayores a 1,5 en productos de gama alta.

Pongamos un pedido de 3.000 unidades con Nivel II. El inspector toma 125 unidades al azar de cajas repartidas por todo el lote. Si 8 o más de esas unidades presentan defectos mayores, el lote se rechaza por mayores. Si aparece un solo defecto crítico, el lote se rechaza sin importar el resto de recuentos. Las pruebas que llevan tiempo o destruyen la unidad, como las de caída o las mediciones detalladas, suelen usar una muestra más pequeña de nivel especial (S-2 o S-3). Nuestra guía sobre cómo leer las tablas AQL y los límites de aceptación explica las letras código en detalle, y la calculadora AQL le da las cifras para el tamaño de su lote.

Paso 4: Incluir la inspección en el contrato y en las condiciones de pago

Una cláusula de inspección en el contrato de compra es lo que permite al inspector entrar en la fábrica sin discusiones. La cláusula debe indicar que usted nombrará a un inspector independiente, en qué etapas, qué niveles AQL se aplican, que el saldo solo se paga tras un informe Aprobado y que el proveedor asume el coste de la reinspección si el resultado es negativo. Una estructura habitual en China es un anticipo del 30% y el 70% restante liberado contra un informe de inspección previa al embarque aprobado.

Compruebe quién fabrica realmente su mercancía. El nombre de la licencia comercial que figura en el contrato debe coincidir con la fábrica que visita el inspector. Puede consultar el registro de una empresa china en el Sistema Nacional de Publicidad de Información Crediticia Empresarial, y el contrato debe prohibir la subcontratación sin su autorización por escrito. Es frecuente que los inspectores lleguen a la dirección indicada y descubran que la mercancía se fabricó en otro lugar y se trajo en camión solo para embalarla. Si un proveedor se opone a cualquier tipo de inspección, lea nuestros consejos sobre qué hacer cuando un proveedor rechaza la inspección antes de pagar nada más.

Paso 5: Reservar la inspección y confirmar la fecha

Para reservar una inspección de terceros en China hace falta una descripción del producto, la dirección de la fábrica y una persona de contacto, la fecha prevista en que la mercancía estará lista para inspeccionar y los documentos del Paso 2. Las empresas de inspección cobran por día-hombre, y el número de días-hombre depende del número de modelos, del tamaño de muestra y de las pruebas requeridas. Un pedido de un solo artículo con unas pocas miles de unidades suele caber en un día-hombre. Diez referencias en distintos colores, cada una con mediciones, pueden necesitar dos.

Reserve con al menos 3 a 5 días laborables de antelación, y mucho antes en las semanas previas al Año Nuevo chino, cuando las fábricas se apresuran a enviar y las agendas de los inspectores se llenan. Pida a la fábrica que confirme por escrito que la producción estará terminada al 100% y embalada al menos al 80% en la fecha acordada. El día antes de la visita, solicite fotos de las cajas embaladas. Si el inspector llega y la mercancía no está lista, el día-hombre normalmente se cobra igual, y una fábrica que no deja de mover la fecha suele estar indicando que la producción va retrasada.

The Inspection Company cuenta con inspectores locales en los principales polos de fabricación, como Shenzhen, Guangzhou, Dongguan, Ningbo, Yiwu, Shanghái, Qingdao y Xiamen, y normalmente llega al proveedor en un plazo de 24 a 48 horas desde la reserva. Reservas, listas de control e informes están en una única plataforma en línea, así que no tendrá que perseguir datos en cadenas de correos.

Paso 6: Qué hace el inspector el día de la inspección

Un día de inspección en una fábrica china sigue un orden fijo, y conocerlo le ayuda a detectar un informe en el que se han saltado pasos.

Llegada y control de cantidad

El inspector registra su llegada con fotos geolocalizadas por GPS y después cuenta la mercancía terminada y embalada frente a su orden de compra y la lista de embalaje. Es el inspector quien elige las cajas para el muestreo, de distintos palés y filas, a menudo usando como referencia la raíz cuadrada del número total de cajas. El personal de la fábrica no las elige. Cualquier falta de cantidad se anota en este momento, antes de abrir ninguna unidad.

Control visual y de acabado

Cada unidad de la muestra se revisa visualmente frente a su lista de defectos y la muestra aprobada. Los defectos se cuentan por tipo y se fotografían. Una tapa rayada, un logotipo impreso torcido, restos de pegamento en el corte de un zapato o una costura irregular en una prenda reciben cada uno su foto y su clasificación.

Mediciones y pruebas in situ

Se toman medidas sobre un número fijo de unidades y se registran frente a sus tolerancias. Las pruebas in situ habituales incluyen la prueba de caída de cajas (a menudo según ISTA 1A), la lectura de códigos de barras, pruebas de adherencia con cinta sobre logotipos impresos, comparación de color con la muestra aprobada en cabina de luz, pruebas de montaje en muebles, medición de humedad en productos de madera y pruebas de encendido o funcionamiento en aparatos eléctricos. A los productos con cable y enchufe se les puede hacer una prueba de rigidez dieléctrica (hi-pot) si la fábrica dispone del equipo.

Embalaje, etiquetas y marcas de envío

El inspector revisa el envase de venta, los insertos, las etiquetas de cuidado y de advertencia, el marcado de país de origen, las marcas de las cajas, el peso bruto y las dimensiones de las cajas. En pedidos para Amazon FBA, las etiquetas se escanean y se cotejan con el plan de envío. Después, las cajas inspeccionadas se precintan con cinta firmada o numerada para que no puedan cambiarse.

Paso 7: Leer el informe y decidir

Un informe de inspección debe darle información suficiente para decidir sin necesidad de llamar a nadie. Nuestros informes llegan en las 24 horas siguientes a la visita e incluyen el veredicto (Aprobado, Rechazado o Pendiente), el recuento de defectos por tipo frente a los límites AQL, una foto de cada defecto, tablas de medidas, resultados de las pruebas y la cantidad encontrada. El resultado Pendiente se usa cuando el inspector encuentra algo que su lista de control no contempla, como un nuevo tipo de defecto o un cambio en el embalaje, y necesita su decisión.

Un informe negativo le da capacidad de negociación mientras la mercancía y su dinero siguen en China. Sus opciones realistas son:

1. Retener y reprocesar: la fábrica repara o sustituye las unidades defectuosas y usted reserva una reinspección. Úsela cuando los defectos tengan arreglo, como hilos sueltos, etiquetas que faltan o marcas de caja incorrectas.
2. Selección al 100%: se revisan todas las unidades y se retiran las defectuosas. Útil cuando el defecto es fácil de ver pero está repartido por el lote.
3. Aceptar con descuento: para defectos estéticos menores que puede vender igualmente, acuerde una rebaja de precio basada en la tasa de defectos del informe.
4. Rechazar el lote: en caso de defectos críticos o sustitución de materiales, cuando el reprocesado no puede dejar la mercancía conforme a la especificación.

No se fíe de la palabra de la fábrica cuando le diga que un problema está resuelto. Vuelva a inspeccionar antes de pagar el saldo y archive los informes negativos, porque le indican qué proveedores necesitan niveles AQL más estrictos o controles más frecuentes en el próximo pedido.

Defectos que los inspectores encuentran a menudo en fábricas chinas

Los defectos detectados en inspecciones en China tienden a repetirse por tipo, sea cual sea el producto. Conocerlos le ayuda a redactar una lista de control mejor:

• Sustitución de materiales: tubo de acero más fino, tejido de menor gramaje (GSM), otra resina plástica o un chapado más barato que el de la muestra aprobada.
• Desviación de medidas: prendas fuera de tolerancia en ancho de pecho o largo de cuerpo, paneles de muebles con unos milímetros de diferencia que impiden que los herrajes encajen.
• Variación de color: diferencias de tono entre lotes de tintura o de producción, a menudo visibles solo cuando se colocan juntas unidades de distintas cajas.
• Fallos de funcionamiento: aparatos que no encienden, sillas que cojean, tapas que no cierran, tornillos sin apretar del todo.
• Errores de etiquetado y marcado: etiquetas de cuidado ausentes, código de barras erróneo, país de origen equivocado, falta del marcado CE o del texto de advertencia.
• Fallos de embalaje: cajas demasiado llenas que se abomban, insertos o manuales que faltan, cajas débiles que no superan la prueba de caída, marcas de envío incorrectas.
• Envío incompleto: menos unidades embaladas que las facturadas, o cajas con menos piezas de las que indican sus marcas.

En productos de ingeniería la lista cambia. Predominan la calidad de las soldaduras, el espesor del recubrimiento y los certificados de material, como explicamos en nuestra guía sobre la inspección de estructuras de acero antes del embarque.

Cómo mantener la inspección independiente

Una inspección solo merece lo que cuesta si el inspector trabaja para usted. El personal de control de calidad de la fábrica y los inspectores contratados por el proveedor tienen motivos para aprobar la mercancía. Son señales de alarma los informes que siempre salen aprobados, los informes sin fotos de defectos y los inspectores a los que el personal de la fábrica saluda por su nombre en cada visita.

The Inspection Company trabaja desde 2007 bajo dirección europea, aplicando estándares alemanes de control de calidad en Asia. Nuestros inspectores no aceptan comisiones, regalos ni pagos de las fábricas, rotan entre proveedores y registran fotos geolocalizadas por GPS y con fecha y hora en cada trabajo. Nuestro equipo de QA revisa cada informe frente a los límites AQL y sus criterios antes de que le llegue. Para ver cómo funciona con su producto, reserve una inspección previa al embarque en China en su próximo pedido y compare el informe con lo que le dice su proveedor.

Si tiene un pedido en marcha en China, envíenos su orden de compra, especificaciones y la dirección de la fábrica, y le recomendaremos la etapa de inspección adecuada, el plan AQL y un presupuesto por día-hombre. Solicite aquí su presupuesto de inspección gratuito.